TUJUAN DAN MANFAAT PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM ADMINISTRASI NEGARA ATAU ORGANISASI PUBLIK

Sistim Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi kepada pengelola organisasi atau bisa juga dikatakan bahwa  Sistim Informasi Manajemen merupakan suatu sistem formal tentang pelaporan,  penggolongan dan penyebaran informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Lebih lengkapnya SIM adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian  Sistim Informasi Manajemen yang sudah maju tidak hanya mengerjakan fungsi tata usaha akan tetapi juga memberikan bantuan pengambilan keputusan kepada manajemen. Dengan SIM kegiatan organisasi yang berupa pelaporan dapat di standarisasi, dibuat prosedurnya dan dijadwalkan, sehingga sistem pelaporan akan memberikan data yang cermat, tepat waktu dan yang mempunyai makna bagi perencanaan, analisis/ pengorganisasian dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi, serta proses tersebut  dapat dilakukan secara hemat.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa  mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

Sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan implementasi E-Government dalam pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif. Sistem ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan kepegawaian, khusus untuk meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian. Sistem informasi manajemen kepegawaian bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada. Permasalan yang ada diantaranya adalah PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini menggambarkan buruknya administrasi kepegawaian yang ada, PNS yang sudah pensiun, meninggal atau berhenti data kepegawaiannya tidak diperbaharui. Data PNS tidak up todate, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang ada saling berbeda, pemutakhiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi, maupun Pemerintah Daerah.

Tujuan Sistem informasi manajemen kepegawaian di Lingkup Pemerintahan :

1.     Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.

2.   Menyediakan Informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS

3.    Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan

4. Untuk mendukung Sistem Manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur Pemerintah

Manfaat Sistem informasi manajemen kepegawaian

1. Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat.

2. Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.

3. Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala

4. Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian

5. Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat

6. Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya

7. Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai )

Tujuan dan manfaat penggunan SIM didalam odministrasi negara

Sistem informasi manajemen adalah merupakan salah satu konsep yang penting dalam ilmu administrasi negara. Organisasi publik sebagai fokus dalam administrasi negara selalu mengkaitkan segala sumber daya dalam mencapai tujuannya. Salah satu sumber daya yang cukup penting adalah informasi. Bahkan, menurut Mudrick (Robert Mudrick, 1984:5), informasi ini dianalogikan sebagai darah dalam organisasi. Ini berarti kalau aliran darah mengalami hambatan, maka organisasi akan jatuh pada posisi tidak sehat.

Indikator kesehatan organisasi akan terlihat pada: lancar atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi. Ketidakstabilan dalam pencapaian tujuan karena terhambatnya informasi termanifestasi dalam, antara laian hasil keputusan yang menggambarakan persoalan  yang dihadapi, karena memang tidak didukung dengan informsdi yang berkualitas, yang dibarengi dengan proses komunikasi yang tidak sampai sasaran baik karena kesalahan user ataupun penyajian output dari analis sistem, pengaruh yang lain adalah berkaitan dengan proses manajemennya.

Komponen-komponen sistem informasi manajemen meliputi (F.F. Land dan M. Kennedy-McGregor dalam Galliers, 1987:86):

1.      Sistem informal yang meliputi sistem diskursus dan interaksi anatara individu dan kelompok kerja di dalam organisasi.

2.      Sistem formal meliputi sistem aturan, batasan-batasan organisasi dan batasan wewenang.

3.  Sistem komputer formal yang meliputi aktivitas-aktivitas organisasi melalui formalisasi dan pemprograman.

4. Sistem komputer informasi dikaitkan dengan penanganan komputer secara personal dan kemungkinan panggunaan sistem secar formal serta jaringan komputer sebagai sarana panyatuan informasi yang tidak terstruktur dan informasi-informasi informal.

5.      Sistem eksternal, formal dan informal.

Fokus pembicaraan sistem informasi manajmen adalah masalah pembuatan keputusan demi eksistensi organisasi. Pembuatan keputusan berkaitan dengan jenis-jenis keputusan selain juga dengan masalah manajmen dalam konteks organisasi yang labih luas. khususnya dalam kaitannya dengan jenis-jenis keputusan, di dalam teori dikenal dua jenis keputusan yaitu:

Petama, banyak ditandai dengan keputusan rutin dlam organisasi yang bersifat historis. Keputusan ini keputusan ini sering kali dibuat dan sangat cepat diakses dari komputer.

Kedua, memiliki karakteristik yang berbeda. Keputusan ini ditandai dengan keputusan jangka panjang yang dibarengi dengan prediksi dimasa depan. Frekuensi pengambilan keputusan ini sangat jarang dan berisi informasai yang sifatnya sangat kualitatif, bahkan banyak dipengaruhi oleh informasi yang sifatya informal.

Pada kerangka sistem informasi manajemen sebenarmya dikenal dua konsep yang berhubungan langsung dengan pembuatan keputusan, yakni SDS, stucture decision system dan DSS, decision support system (Gory dan Morton dalam Golembieeski, 1967:320-340) SDS lebih mencerminkan proses keputusan yang banyak diwarnai dengan informasi yang terprogram  dan rutin, DSS harus didukung dengan informasi kualitatif. antara SDS dan DSS terdapat perbedaan level yang sangat jelas. Perbedaan ini menghendaki dukungan software dan pola komunikasi yang berbeda pula. Namun dalam kerangka informasi manajmen yang tradisional kedua pola keputusan tersebut dikategorikan kedalam sistem informasi yang didukung dengan software dan pola komunikasi yang sama dan diterapakan pada organsasi baik publik maupun swasta. Tentunya dalam beberapa hal, hal ini tidak efektif dalam mendukung suatu keputusan. Untuk itulah sebelum kerangka sistem informasi manajemen untuk orgasisasi publik disusun, langkah yang pertama adalah mambuat analisa dan kritik terhadap model tradisional tersebut. Model tersebut dikemukan oleh Anthony dan Simon (Gorry dan Morton dalam Golembiewski, 1976:320-340). Selanjutnya penulis akan membandingkannya dengan model yang lebih sesuai dengan proses yang terjadi pada organisasi publik yang dikembangkan oleh Barry M. Rubin (Rubin dalam PAR, 1986:540-551). Kritik ini kemukakan sekaligus untuk menekankan bahwa terdapat perbedaan prinsip antara kerangka informasi manajemen pada organisasi publik dan orgnisasi swasta. Dasar teorotis karangka sistem informasi manajemen yang dikemukakan oleh Anthony dan Simon adalah sebagai berikut: mereka melihat bahwa ativitas utama dalam organisasi adalah aktivitas manajerial yang meliputi: perencanaan strategis, alokasi sumber daya, dan kontrol operasional. Masing-masing aktivitas tersebut menandakan level manajerial dalam organisasi, yakni level manajemen puncak, manjemen menengah, dan operasioanl. Dengan menggunakan diagram Anthony dan Simon merumuskan kerangka sistem informasi manajemen sebagai berikut:

Terstuktur Semi terstuktur Tidak terstuktur	Kontrol operasional	Alokasi sumber daya	Perencanaan strategis
	SDS
		D	S                         S